Um funcionário CLT custa o salário mais pelo menos 27,4% em FGTS e provisões (13º, férias e um terço), mais benefícios, e, fora do Simples Nacional, mais o INSS patronal. É por isso que contratar olhando só o salário quebra o caixa em dezembro. Neste guia você vê cada componente do custo, um exemplo completo com salário de R$ 2.000,00 nos dois regimes e as perguntas que importam antes de assinar a carteira. Para a sua folha, use a calculadora de custo de funcionário.
Resposta rápida
- Sobre o salário incidem: FGTS 8% + provisão de 13º (8,33%) + férias (8,33%) + 1/3 de férias (2,78%) = ~27,4%.
- Simples Nacional (exceto Anexo IV): INSS patronal embutido no DAS; custo típico de 1,3 a 1,5x o salário.
- Fora do Simples: + ~28% de INSS patronal/RAT/terceiros; custo de 1,6 a 1,8x o salário.
- Benefícios (VT, VR, plano) entram por cima; provisionar é o que salva o caixa em dezembro.
Estimativa educativa: percentuais de RAT/terceiros e benefícios variam por atividade e convenção coletiva.
Os componentes do custo, um a um
- Salário bruto: a base de tudo, nunca abaixo do mínimo ou do piso da categoria.
- FGTS (8%): depósito mensal do empregador na conta vinculada; não é desconto do empregado. Detalhes no guia do FGTS.
- Provisão de 13º (1/12): um salário extra por ano, diluído mês a mês.
- Provisão de férias + 1/3 (1/12 + 1/36): as férias remuneradas e o adicional constitucional.
- INSS patronal: 20% sobre a folha + RAT (1% a 3%) + terceiros (~5,8%), somente para empresas fora do Simples ou do Anexo IV do Simples; nos demais anexos, está dentro do DAS.
- Benefícios: vale-transporte (custo acima dos 6% descontáveis), alimentação, plano de saúde e o que mais a convenção coletiva da categoria exigir.
Exemplo completo: salário de R$ 2.000,00
Os números seguem a calculadora de custo de funcionário, com R$ 400,00 de benefícios mensais e, no cenário fora do Simples, encargos patronais de 28%:
| Componente | Simples (exceto An. IV) | Fora do Simples (28%) |
|---|---|---|
| Salário bruto | R$ 2.000,00 | R$ 2.000,00 |
| INSS patronal + RAT + terceiros | R$ 0,00 (no DAS) | R$ 560,00 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 | R$ 160,00 |
| Provisão 13º (1/12) | R$ 166,67 | R$ 166,67 |
| Provisão férias (1/12) | R$ 166,67 | R$ 166,67 |
| Provisão 1/3 de férias | R$ 55,56 | R$ 55,56 |
| Benefícios | R$ 400,00 | R$ 400,00 |
| Custo mensal total | R$ 2.948,90 (1,47x) | R$ 3.508,90 (1,75x) |
| Custo anual estimado | R$ 35.386,80 | R$ 42.106,80 |
Por que provisionar muda tudo
13º e férias não são surpresa: são dívida certa com data marcada. A empresa que separa todo mês os 19,4% das provisões (8,33% + 8,33% + 2,78%) atravessa dezembro e o mês de férias sem aperto; a que não separa desconta o susto do capital de giro, paga juros ou atrasa. Se o seu caixa é apertado, dimensione antes com a calculadora de capital de giro e a calculadora de fluxo de caixa.
Simples x fora do Simples: a diferença que decide
A contribuição patronal é o divisor de águas. No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), os 20% de INSS patronal estão embutidos no DAS: contratar custa ~27,4% + benefícios sobre o salário. No Anexo IV e nos regimes de Lucro Presumido/Real, os encargos patronais (20% + RAT de 1% a 3% + terceiros de ~5,8%) entram por fora, elevando o custo em mais ~28%. Esse é um dos fatores da escolha de regime, junto com a tributação da receita: compare no comparador de regimes tributários.
Antes de contratar: as três perguntas
- O custo total cabe na margem? Use a calculadora "posso contratar" para cruzar faturamento, margem de contribuição e o custo cheio do funcionário.
- É o primeiro funcionário? A calculadora de primeiro funcionário no Simples mostra o custo específico do seu anexo, e o MEI tem regra própria (1 empregado, INSS patronal de 3%).
- E se não der certo? Conheça o custo de saída antes de entrar: a calculadora de custo de demissão soma aviso, multa de 40% do FGTS e proporcionais.
Erros comuns de quem contrata
- Orçar pelo salário: o custo real é 1,3x a 1,8x; o "barato" de hoje vira passivo em dezembro.
- Ignorar a convenção coletiva: pisos, reajustes e benefícios obrigatórios variam por categoria e cidade, e valem mesmo que você não conheça o sindicato.
- Contratar PJ para função de empregado: subordinação + habitualidade + pessoalidade = vínculo reconhecido na Justiça, com passivo retroativo de anos.
- Esquecer custos de entrada: exames admissionais, uniforme, equipamento e treinamento entram no primeiro mês.
Limitações deste guia
Estimativa educativa e simplificada: os percentuais de RAT e terceiros variam por atividade (CNAE), convenções coletivas impõem custos próprios, e encargos também incidem sobre 13º e férias quando pagos (a provisão acima é a base; trate o resultado como piso, não como teto). Horas extras, adicional noturno e comissões elevam a base de tudo. Para a folha oficial, consulte um contador. Veja como validamos os cálculos.
Fontes oficiais
- CLT (Decreto-Lei 5.452/1943): férias, 13º e obrigações do contrato de trabalho.
- Lei 8.036/1990: FGTS de 8% do empregador.
- Lei 8.212/1991: contribuição patronal previdenciária (20%) e adicionais.
Conclusão
Funcionário custa o salário mais ~27,4% de FGTS e provisões, mais benefícios, e mais ~28% de patronal fora do Simples: entre 1,3x e 1,8x o salário, todo mês. A conta cabe em qualquer planilha, e fazer antes de contratar é o que separa crescimento de passivo. Simule a sua na calculadora de custo de funcionário, valide a capacidade na calculadora "posso contratar" e explore as demais ferramentas de MEI e Empresa.