PDF e impressão

O que é PDF e por que todo mundo usa

PDF é a sigla de um tipo de arquivo criado para resolver um problema chato. Às vezes você envia um documento bonito e arrumado, mas, quando a outra pessoa abre no aparelho dela, tudo aparece bagunçado: as letras mudam, as imagens saem do lugar, o texto desconfigura. O PDF acaba com isso. Ele congela a aparência do documento, de forma que ele aparece igualzinho para quem você enviou, não importa o aparelho ou o programa que a pessoa use.

Há dois motivos pelos quais o PDF virou o queridinho de todo mundo. O primeiro é essa garantia de que o documento não vai se desconfigurar. O segundo é que qualquer aparelho abre um PDF, do celular mais simples ao computador do trabalho, sem precisar instalar nada. Por isso, quando alguém pede para você enviar um currículo, um comprovante ou um contrato, quase sempre a melhor escolha é enviar em PDF. É uma forma de mostrar que você sabe o que está fazendo.

Como salvar ou exportar como PDF

Transformar o seu documento em PDF é mais fácil do que parece, e não precisa de programa nenhum a mais. O próprio editor de texto faz isso. A ideia é que você escreve e arruma o documento normalmente, e só no fim pede para ele virar PDF. O documento original continua existindo para você editar quando quiser, e o PDF é uma cópia pronta para enviar.

1. Com o documento aberto e pronto, clique em Arquivo.
2. Procure a opção Baixar, Exportar ou Salvar como.
3. Escolha o formato PDF na lista que aparecer.
4. Confirme o nome e o lugar onde salvar, e pronto: o PDF está criado.

No Google Docs, o caminho é clicar em Arquivo, depois em Fazer download e escolher Documento PDF. No Word e no Writer, você clica em Arquivo e procura Exportar como PDF ou Salvar como, escolhendo PDF na lista de formatos. Os nomes mudam um pouquinho de programa para programa, mas a ideia é sempre a mesma: pedir uma cópia em PDF do que você já escreveu. Depois disso, o arquivo PDF fica guardado e pronto para anexar num e-mail ou numa mensagem.

Como abrir um PDF e imprimir um documento

Abrir um PDF é tão simples quanto receber um. Quando alguém te envia um PDF por e-mail ou mensagem, basta tocar ou clicar nele que ele abre sozinho, na tela inteira, pronto para ler. No celular, ele costuma abrir direto no aplicativo de arquivos ou no navegador. No computador, ele abre num leitor que já vem instalado. Você não precisa fazer nada de especial: clicou, abriu.

Imprimir um documento, seja ele um PDF ou um texto que você acabou de escrever, segue sempre o mesmo caminho. Você procura a opção Imprimir, que costuma estar dentro de Arquivo ou tem um desenho de impressora. Também dá para usar o teclado segurando a tecla Ctrl e apertando a letra P. Vai aparecer uma tela mostrando como o documento vai sair no papel, e ali você confere tudo antes de imprimir de verdade.

1. Abra o documento ou o PDF que você quer imprimir.
2. Clique em Arquivo e depois em Imprimir, ou aperte Ctrl e a letra P.
3. Confira na tela de prévia se está tudo certo e quantas páginas vão sair.
4. Escolha a impressora e clique no botão Imprimir.

Preenchendo um formulário e praticando

Às vezes você recebe um documento com espaços para preencher, como uma ficha de cadastro, um requerimento ou uma autorização. Isso é um formulário. Muitos formulários em PDF já vêm com campos prontos: você clica em cima do espaço em branco e digita ali mesmo, direto na tela, o seu nome, a data e o que mais for pedido. Quando termina, é só salvar o PDF preenchido ou imprimir para assinar à mão.

Se o formulário for um documento de texto comum, em vez de PDF, você preenche escrevendo nos espaços indicados, geralmente marcados por linhas ou por palavras como nome e data. O cuidado é não bagunçar o resto do documento enquanto digita. Vá com calma, clicando exatamente no espaço certo antes de escrever. Em caso de dúvida, preencha, gere o PDF e confira se ficou tudo no lugar antes de enviar.

Esse exercício junta tudo o que você aprendeu neste módulo. Você cria um documento, formata com título e lista, salva e ainda transforma em PDF. Quando abrir o PDF e ver o seu documento bonito e arrumado, vai perceber que dominou um conjunto de habilidades que muita gente usa todo dia no trabalho e na vida pessoal. Repita esse exercício com outros assuntos, como um bilhete ou um pequeno aviso, até ficar natural.

A ajuda do Google Docs Editors descreve como fazer o download de um documento em PDF a partir do menu Arquivo. (Ajuda do Google Docs Editors)