Compartilhando com segurança

Como compartilhar um arquivo da nuvem

Uma das coisas mais úteis da nuvem é poder mostrar um arquivo para outra pessoa sem precisar mandar uma cópia por e-mail. Em vez de anexar o documento e enviar, você simplesmente compartilha o que já está guardado na nuvem. A pessoa abre e vê o mesmo arquivo que você. Isso é ótimo para mandar fotos de um evento para a família, mostrar um documento para um parente ajudar ou enviar um trabalho para alguém conferir.

Existem dois jeitos de compartilhar. O primeiro é colocar o e-mail da pessoa, e só ela recebe o acesso. O segundo é gerar um link, aquele endereço que você copia e cola numa mensagem, e quem recebe o link consegue abrir. O caminho é parecido em todos os serviços. Vamos ver os passos no Google Drive, que é o mais comum, mas no OneDrive a ideia é a mesma.

1. Abra o Google Drive e ache o arquivo ou a pasta que você quer compartilhar.
2. Clique uma vez no arquivo para selecionar, sem abrir, e procure o botão Compartilhar.
3. Para enviar a uma pessoa só, digite o e-mail dela no campo que aparecer.
4. Para gerar um link, clique na opção de copiar link ou obter link.
5. Antes de enviar, escolha a permissão certa: leitor, para só ver, ou editor, para poder mudar.
6. Mande o convite ou cole o link na mensagem para a pessoa.

Só ver ou poder editar: escolha a permissão certa

Na hora de compartilhar, a decisão mais importante é o tipo de permissão. É ela que define o que a outra pessoa pode fazer com o seu arquivo. Existem dois níveis principais, e entender a diferença evita muita dor de cabeça. Pense que você está emprestando algo: dá para deixar a pessoa só olhar, ou dá para deixar ela mexer e mudar. São situações bem diferentes.

A regra de ouro é simples: dê sempre a menor permissão que resolve o problema. Se a pessoa só precisa ver, não dê edição. Quanto menos gente pode mudar o seu arquivo, menor a chance de algo ser apagado ou bagunçado sem querer. A permissão de edição é poderosa e ótima quando você quer trabalhar em conjunto, mas ela coloca o seu arquivo nas mãos de outra pessoa. Por isso, reserve ela para quem você confia de verdade.

Leitor e editor

Leitor é a permissão de só ver o arquivo, sem mudar nada. Editor é a permissão de também poder alterar e apagar conteúdo. Você escolhe qual dar na hora de compartilhar.

Como remover o acesso e cuidados ao compartilhar

Compartilhar não é para sempre. A qualquer momento, você pode tirar o acesso de quem não precisa mais ver o arquivo. Isso é muito útil quando você compartilhou um documento para resolver algo pontual e, depois de pronto, quer voltar a deixá-lo privado. Tirar o acesso é tão simples quanto dar, e é um hábito que mantém os seus arquivos sob o seu controle.

1. Abra o arquivo ou pasta e clique de novo em Compartilhar.
2. Veja a lista de pessoas que têm acesso àquele arquivo.
3. Do lado do nome de quem você quer tirar, clique na permissão e escolha Remover acesso.
4. Se você tinha gerado um link aberto, mude a opção do link de Qualquer pessoa com o link para Restrito.
5. Confirme. A partir daí, aquela pessoa, ou quem tinha o link, não abre mais o arquivo.

Vale um cuidado especial com documentos que têm dados pessoais, como uma foto do seu documento de identidade, um comprovante com o seu endereço ou qualquer papel com números importantes. Esse tipo de arquivo nunca deveria ficar com um link aberto para qualquer um. Se precisar enviar para alguém, mande pelo e-mail da pessoa, com permissão de só visualização, e remova o acesso assim que ela não precisar mais. Tratar os seus dados com esse zelo é um hábito que protege você de muita confusão.

Exercício: enviar um arquivo e gerar um link só para ver

Agora você vai juntar tudo que aprendeu nas duas aulas num exercício único e prático. O objetivo é enviar um arquivo para o Google Drive e gerar um link de compartilhamento apenas para visualização, ou seja, um link que deixa a pessoa só ver, sem poder mudar nada. Faça com calma, lendo um passo de cada vez. Não tem pressa, e não tem como estragar nada.

1. Escolha um arquivo simples para o teste, como uma foto qualquer ou um documento sem dados pessoais.
2. Entre no Google Drive com a sua conta e clique em Novo, depois em Upload de arquivo.
3. Selecione o arquivo no seu computador e espere a barrinha de envio terminar.
4. Clique uma vez no arquivo enviado e depois no botão Compartilhar.
5. Na parte do link, escolha a opção Qualquer pessoa com o link.
6. Ao lado, troque a permissão para Leitor, que é a de só visualização.
7. Clique em Copiar link. Pronto: esse link deixa quem abrir só ver, sem editar.

Se você conseguiu enviar o arquivo e gerar o link de visualização, parabéns, porque você acabou de fazer na prática o que muita gente acha complicado. Esse mesmo passo a passo serve para compartilhar fotos com a família, mandar um documento para um parente conferir ou enviar um trabalho para alguém ver. E lembre da lição central: escolha sempre a menor permissão que resolve, e remova o acesso quando não precisar mais. Com esses cuidados simples, você usa a nuvem com toda a comodidade e sem abrir mão da sua segurança.