Escrevendo e enviando um e-mail

O que é um e-mail, em palavras simples

Pense numa carta de papel. Você escreve o que quer dizer, coloca num envelope, anota o endereço de quem vai receber e leva ao correio. Dias depois, a carta chega. O e-mail faz exatamente a mesma coisa, com duas diferenças que mudam tudo: ele não usa papel e não demora dias. Você escreve no celular ou no computador, clica num botão e, em poucos segundos, a mensagem já está na caixa da outra pessoa, esteja ela na mesma rua ou do outro lado do mundo.

Para que isso funcione, cada pessoa tem um endereço de e-mail só dela, do mesmo jeito que cada casa tem um endereço único. Esse endereço sempre tem o sinal de arroba no meio, aquele símbolo parecido com um a dentro de um círculo. Antes do arroba vem o nome que a pessoa escolheu, e depois vem o nome do serviço que ela usa. Em maria.silva@gmail.com, por exemplo, maria.silva é o nome escolhido e gmail.com é o serviço. Sem o arroba e sem esse endereço completo, o e-mail não sabe para onde ir.

Existe uma diferença simples entre o e-mail pessoal e o profissional, e ela está mais no jeito de escrever do que na ferramenta. No e-mail pessoal, para um amigo ou um parente, você pode ser informal, brincar e escrever do jeito que fala. No profissional, para uma empresa, um chefe ou um serviço público, vale caprichar: cumprimentar com educação, ir direto ao ponto, escrever sem abreviar demais e se despedir com o seu nome. A mesma caixa de e-mail serve para os dois; muda só o cuidado com as palavras.

Escrevendo um e-mail passo a passo

Vamos montar um e-mail juntos, com calma. Quando você abre o seu serviço de e-mail, há sempre um botão para começar uma mensagem nova. No Gmail ele se chama Escrever; em outros serviços pode ser Novo ou Nova mensagem. Ao clicar, abre uma janela com alguns espaços para preencher. Não tenha medo dela. São poucos campos e a gente vai um por um.

1. No campo Para, digite o endereço de quem vai receber, com o arroba certinho. Confira letra por letra.
2. No campo Assunto, escreva em poucas palavras do que se trata, como Lembrete da reunião de sexta.
3. No espaço grande embaixo, escreva a mensagem: um cumprimento, o que você quer dizer e uma despedida.
4. Releia tudo com calma para ver se não faltou nada e se o endereço está correto.
5. Quando estiver pronto, clique no botão Enviar. A mensagem parte na hora.

O assunto merece uma atenção especial, porque muita gente o deixa em branco e isso atrapalha. Ele é a primeira coisa que a pessoa vê antes mesmo de abrir a mensagem, e ajuda a encontrar o e-mail depois, no meio de tantos outros. Um bom assunto resume a mensagem em uma linha. Em vez de escrever apenas Oi, prefira algo como Dúvida sobre a segunda via da conta. Assim, quem recebe já sabe do que se trata e você mesmo acha o e-mail com facilidade no futuro.

Os campos Para, CC e CCO sem mistério

Ao escrever um e-mail, você vai notar que perto do campo Para às vezes aparecem duas siglas: CC e CCO. Elas assustam à primeira vista, mas a ideia por trás é muito simples. As três servem para dizer quem recebe a mensagem; o que muda é o papel de cada pessoa e quem enxerga quem na lista.

CC (com cópia)

Coloca alguém em cópia, como quem manda a mensagem para um e avisa um segundo só para ele ficar a par. Todos veem quem está em CC.

CCO (com cópia oculta)

Manda uma cópia escondida. A pessoa recebe o e-mail, mas as outras não veem que ela também recebeu. Serve para preservar a privacidade.

Na prática do dia a dia, na maioria das vezes você só vai usar o campo Para. O CC entra quando você manda algo para uma pessoa, mas quer que uma segunda fique sabendo, como avisar o chefe sobre uma resposta que você deu a um cliente. Já o CCO é muito útil quando você manda o mesmo e-mail para várias pessoas que não se conhecem, por exemplo um convite para um grupo grande. Usando o CCO, ninguém vê o endereço dos outros, e você protege a privacidade de todo mundo.

Anexar um arquivo e baixar um anexo recebido

Muitas vezes o e-mail não leva só texto. Você quer mandar uma foto, um documento ou um comprovante junto com a mensagem. Isso se chama anexar um arquivo, e é mais fácil do que parece. Procure um ícone de clipe de papel, aquele mesmo que prende folhas, geralmente perto do botão Enviar. Ao clicar nele, o aparelho abre a sua lista de arquivos para você escolher o que vai mandar. Selecione o arquivo, espere ele subir, e ele aparece anexado à mensagem. Aí é só enviar normalmente.

Receber um anexo é o caminho contrário, e também é simples. Quando alguém te manda um arquivo, o e-mail mostra o nome dele na parte de baixo da mensagem, com um pequeno ícone. Para guardar esse arquivo no seu aparelho, você clica nele e procura a opção de baixar, que costuma ter o desenho de uma setinha apontando para baixo. O arquivo então é salvo no seu celular ou computador, normalmente numa pasta chamada Downloads, que quer dizer justamente arquivos baixados. Dali você pode abrir quando quiser.

Exercício: abra o seu e-mail, escreva uma mensagem de teste para você mesmo, coloque um assunto, escreva uma frase curta e anexe uma foto que esteja no seu aparelho. Depois envie e abra a mensagem que chegou para você. Pronto, você acabou de escrever, anexar e enviar o seu primeiro e-mail completo.