O Fator R é a regra do Simples Nacional que mais muda o imposto de quem presta serviços: folha de 12 meses dividida pela receita de 12 meses. Deu 28% ou mais? Atividades do Anexo V passam a pagar pelo Anexo III, que é muito mais barato. Ficou abaixo? A tributação vai para o Anexo V, a mais cara do Simples. Neste guia você vê como o cálculo funciona, quais atividades dependem dele, um exemplo completo em reais e o papel (e o custo) do pró-labore nessa conta. Para simular o seu caso, use a calculadora de Fator R.
Resposta rápida
- Fator R = folha dos últimos 12 meses ÷ receita dos últimos 12 meses (RBT12).
- 28% ou mais: atividade do Anexo V é tributada pelo Anexo III (a partir de 6%).
- Abaixo de 28%: tributação pelo Anexo V (a partir de 15,5%).
- Folha inclui salários, pró-labore, FGTS e encargos; o cálculo é refeito todo mês.
Cálculo estimativo e educativo. O enquadramento oficial é o da apuração mensal no PGDAS-D; para decisões tributárias, consulte um contador.
O que o Fator R decide
O Simples Nacional tributa serviços em três anexos: III, IV e V. As atividades intelectuais e técnicas do parágrafo 5º-I do art. 18 da LC 123/2006 (tecnologia, engenharia, arquitetura, publicidade, consultoria, auditoria, medicina e profissões regulamentadas em geral) não têm anexo fixo: elas transitam entre o Anexo V e o Anexo III conforme o Fator R. A diferença é enorme: a primeira faixa do Anexo III é 6%, e a do Anexo V, 15,5%. Veja as tabelas completas na calculadora do Simples Nacional.
A fórmula, sem mistério
Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12)
Na folha entram, conforme a Resolução CGSN 140/2018: as remunerações pagas a empregados (salários, 13º, férias), o pró-labore dos sócios, o FGTS e os encargos previdenciários. Na receita, entra a receita bruta total acumulada dos 12 meses anteriores ao período de apuração. O resultado é comparado com o limiar de 28%: igual ou acima, Anexo III; abaixo, Anexo V. O PGDAS-D refaz essa conta automaticamente em toda apuração mensal.
Exemplo completo: empresa de TI com RBT12 de R$ 300 mil
Considere uma empresa de desenvolvimento de software (atividade do Anexo V) com receita acumulada de R$ 300.000,00 nos últimos 12 meses e receita de R$ 25.000,00 no mês. A tabela compara a tributação nos dois anexos, com as alíquotas efetivas calculadas pela fórmula oficial (RBT12 x alíquota nominal - parcela a deduzir, dividido pelo RBT12):
| Cenário | Alíquota efetiva | DAS do mês (R$ 25.000) |
|---|---|---|
| Fator R >= 28% (Anexo III) | 8,08% | R$ 2.020,00 |
| Fator R < 28% (Anexo V) | 16,50% | R$ 4.125,00 |
| Economia mensal no Anexo III | 8,42 pontos | R$ 2.105,00 |
Para atingir os 28%, essa empresa precisa de folha de 12 meses de pelo menos R$ 300.000 x 28% = R$ 84.000,00 (cerca de R$ 7.000,00 por mês entre pró-labore, salários e encargos). A calculadora de Fator R faz essas contas para o seu RBT12, mostra quanto falta de folha e a economia exata.
O papel do pró-labore (e o custo dele)
Em empresas enxutas, sem empregados, o caminho natural para os 28% é o pró-labore dos sócios. Mas atenção: pró-labore maior significa INSS de 11% do sócio (limitado ao teto da Previdência), possível IRPF na tabela progressiva e, conforme o caso, INSS patronal. Existe um ponto em que o custo extra do pró-labore supera a economia de DAS, e aí forçar o Fator R deixa de valer a pena. Essa comparação, centavo a centavo, é o trabalho da calculadora de pró-labore ideal, que considera inclusive o teto do INSS; o desconto do sócio você confere na calculadora de pró-labore.
Cuidados e erros comuns
- Olhar só um mês: o Fator R usa 12 meses acumulados; um aumento de pró-labore hoje demora a mover o índice. Planeje com antecedência.
- Esquecer que a conta é mensal: receita cresceu mais rápido que a folha? O índice cai e a empresa pode voltar ao Anexo V no meio do ano.
- Pró-labore zero: além de jogar a empresa no Anexo V, é frágil juridicamente: sócio que trabalha na empresa deve ter remuneração sujeita a INSS.
- Ignorar o custo do ajuste: a economia de DAS precisa ser comparada com INSS/IRPF do pró-labore maior. Às vezes o Anexo V "caro" sai mais barato no total.
- Confundir anexos: atividades que já são do Anexo III ou do IV por natureza não usam Fator R. Confira o enquadramento da sua atividade (CNAE) com o contador.
Fator R x comparação de regimes
O Fator R resolve a disputa interna do Simples (III x V), mas não responde se o Simples é o melhor regime. Para faturamentos maiores ou margens apertadas, vale comparar com Lucro Presumido e Lucro Real no comparador de regimes tributários e, se a mudança estiver no radar, simular a migração de regime.
Limitações deste guia
O conteúdo é educativo e estimativo. O enquadramento oficial sai da apuração mensal no PGDAS-D, e casos concretos têm nuances (atividades mistas, proporcionalização de empresa nova, encargos específicos) que exigem contador. As tabelas dos anexos são as da LC 123/2006 com a redação da LC 155/2016, vigentes em 2026. Veja como validamos os cálculos.
Fontes oficiais
- Lei Complementar 123/2006: anexos do Simples Nacional e parágrafos 5º-B, 5º-I e 5º-J do art. 18 (regra do Fator R).
- Portal do Simples Nacional (Receita Federal): PGDAS-D, apuração mensal e manuais.
Conclusão
O Fator R é uma fração simples com efeito gigante: folha de 12 meses dividida pela receita de 12 meses, comparada com 28%. Acima, Anexo III; abaixo, Anexo V, que pode custar o dobro. A decisão inteligente não é "forçar os 28% a qualquer custo", e sim comparar a economia de DAS com o custo do pró-labore extra. Faça a conta na calculadora de Fator R, ajuste a remuneração na calculadora de pró-labore ideal, confira o DAS na calculadora do Simples Nacional e explore as demais ferramentas de MEI e Empresa.