"Quanto custa um funcionário?" é a primeira pergunta de quem vai contratar, e a resposta quase sempre surpreende: o salário que aparece na carteira é só uma parte do gasto. Neste estudo, o ValorFinal calculou, faixa de salário por faixa, quanto uma empresa realmente desembolsa por mês para manter um trabalhador CLT em 2026, usando a engine aberta da nossa calculadora de custo de funcionário.
A conclusão central é que, mesmo sem nenhum benefício espontâneo, o custo obrigatório já é bem maior que o salário: para cada real pago ao trabalhador, a empresa gasta entre cerca de 1,27x (no Simples Nacional) e 1,55x (no Lucro Presumido ou Real). Com vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde, o custo pode passar de duas vezes o salário em remunerações menores.
De onde vem o custo de um CLT
O salário bruto é apenas o ponto de partida. Sobre ele incidem três grupos de custo. O primeiro são os direitos diferidos, que a empresa provisiona todo mês mesmo que pague depois: o 13º salário (um doze avos do salário por mês) e as férias com um terço (quatro terços do salário divididos por doze). O segundo é o FGTS, depósito mensal de 8% do salário em conta do trabalhador, detalhado no guia FGTS de 8% do empregador. O terceiro são os encargos patronais sobre a folha, que existem no Lucro Presumido e Real, mas estão embutidos no DAS das empresas do Simples Nacional.
Só os dois primeiros grupos (direitos diferidos e FGTS) já somam cerca de 27% sobre o salário. É por isso que mesmo a menor estimativa de custo de um CLT fica bem acima de uma vez o salário.
Os encargos, item por item
Vale destrinchar cada parcela para entender de onde vem o número. Os percentuais abaixo são a referência usada neste estudo.
| Item | Percentual sobre o salário | Quando se aplica |
|---|---|---|
| FGTS | 8% | Sempre (Simples, Lucro Presumido e Real) |
| Provisão de 13º salário | ~8,33% (1/12) | Sempre |
| Provisão de férias com 1/3 | ~11,11% ((4/3)/12) | Sempre |
| INSS patronal | 20% | Lucro Presumido e Real (no Simples está no DAS) |
| RAT (riscos ambientais) | 1% a 3% | Lucro Presumido e Real |
| Terceiros (Sistema S) | ~5,8% | Lucro Presumido e Real |
Somando, os itens obrigatórios em qualquer regime (FGTS, 13º e férias) chegam a cerca de 27%. No Lucro Presumido ou Real, os encargos patronais adicionam aproximadamente 28%, elevando o custo para perto de 1,55x o salário. Note que estamos provisionando férias e 13º; a empresa também pode ter custos eventuais de horas extras, adicionais de insalubridade ou de periculosidade, que não entram nesta base.
O custo por faixa de salário
A tabela mostra, para cada salário bruto, o custo mensal no Simples (só itens obrigatórios), no Lucro (com encargos patronais) e no Lucro com um exemplo de benefícios de R$ 700 por mês (vale-transporte e vale-refeição).
| Salário bruto | Custo Simples | Custo Lucro | Lucro + benefícios | Multiplicador (Lucro + benef.) |
|---|---|---|---|---|
| R$ 1.621 | R$ 2.066 | R$ 2.520 | R$ 3.220 | 1,99x |
| R$ 2.000 | R$ 2.549 | R$ 3.109 | R$ 3.809 | 1,90x |
| R$ 2.500 | R$ 3.186 | R$ 3.886 | R$ 4.586 | 1,83x |
| R$ 3.036 | R$ 3.869 | R$ 4.719 | R$ 5.419 | 1,79x |
| R$ 4.000 | R$ 5.098 | R$ 6.218 | R$ 6.918 | 1,73x |
| R$ 5.000 | R$ 6.372 | R$ 7.772 | R$ 8.472 | 1,69x |
| R$ 6.000 | R$ 7.647 | R$ 9.327 | R$ 10.027 | 1,67x |
| R$ 8.476 | R$ 10.802 | R$ 13.175 | R$ 13.875 | 1,64x |
| R$ 10.000 | R$ 12.744 | R$ 15.544 | R$ 16.244 | 1,62x |
| R$ 15.000 | R$ 19.117 | R$ 23.317 | R$ 24.017 | 1,60x |
| R$ 20.000 | R$ 25.489 | R$ 31.089 | R$ 31.789 | 1,59x |
Repare no padrão: o multiplicador do custo total sobre o salário cai conforme o salário sobe. Num salário mínimo de R$ 1.621, os benefícios fixos de R$ 700 fazem o custo total chegar a 1,99x o salário. Já em R$ 10.000, o mesmo benefício dilui e o multiplicador cai para 1,62x. Em outras palavras, benefícios fixos encarecem proporcionalmente mais a contratação de quem ganha menos.
Em valores absolutos, um salário de R$ 2.500 custa cerca de R$ 3.186 por mês no Simples e R$ 3.886 no Lucro. Um salário de R$ 5.000 sobe para R$ 6.372 e R$ 7.772, respectivamente. Para o número exato do seu caso, com o seu RAT e os seus benefícios, use a calculadora de custo de funcionário.
O custo de demitir: o que provisionar
Além do custo mensal, manter um funcionário implica um passivo que aparece de uma vez na demissão sem justa causa. Ele inclui o saldo de salário, o aviso prévio (que cresce com o tempo de casa), o 13º e as férias proporcionais com um terço, e a multa de 40% sobre o saldo do FGTS. Uma empresa prudente provisiona esses valores ao longo do contrato, em vez de ser surpreendida. Veja quanto representa na calculadora da multa de 40% do FGTS e na calculadora de rescisão.
Vale dimensionar esse passivo. Um trabalhador que recebe R$ 2.500 e fica dois anos na empresa acumula um saldo de FGTS na casa de alguns milhares de reais; a multa de 40% sobre ele, somada ao aviso prévio de 36 dias (30 dias mais 3 por ano completo) e às verbas proporcionais, pode equivaler a mais de dois salários de uma só vez. Por isso, quem contrata deve enxergar a rescisão como um custo diferido, não como uma surpresa. Reservar mensalmente uma fração do salário para esse fim é o que separa uma folha saudável de uma demissão que desequilibra o caixa.
Estágio e jovem aprendiz: vínculos mais baratos
Nem toda contratação precisa ser um CLT pleno. Para funções de apoio e formação, dois vínculos custam bem menos e são legais e incentivados.
O estágio, regido pela Lei nº 11.788/2008, não gera vínculo empregatício quando cumpre os requisitos (matrícula e frequência em curso, termo de compromisso e supervisão). Não há FGTS obrigatório nem 13º, e a bolsa-auxílio é mais enxuta. Em troca, a jornada é reduzida e o foco precisa ser pedagógico, não substituir um empregado. O jovem aprendiz (Lei nº 10.097/2000) é um contrato especial com FGTS reduzido a 2% (em vez de 8%) e alíquotas favorecidas, voltado à formação técnico-profissional. Para muitas empresas, a contratação de aprendizes é inclusive obrigatória por cota.
A escolha do vínculo deve seguir a natureza real da função: usar estágio ou aprendizagem para mascarar um emprego comum gera passivo trabalhista. Mas, quando a função se encaixa, são formas legítimas de reduzir o custo de contratação inicial.
Simples, Lucro Presumido e Lucro Real: por que o custo muda
O mesmo salário gera custos diferentes conforme o regime tributário da empresa, e a razão está em como cada regime trata a contribuição previdenciária patronal.
No Simples Nacional (Anexos I a III), a contribuição patronal ao INSS está embutida no recolhimento unificado do DAS, calculado sobre o faturamento. Por isso, ao contratar um CLT, a empresa do Simples não recolhe os 20% de INSS patronal sobre a folha de forma separada, e o custo do funcionário fica próximo de 1,27x o salário. É o regime mais leve em termos de encargos sobre a folha.
No Lucro Presumido e no Lucro Real, a contribuição patronal incide diretamente sobre a folha: 20% de INSS patronal, mais o RAT (de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade) e as contribuições a terceiros do Sistema S (em torno de 5,8%). Esse conjunto, de aproximadamente 28%, eleva o custo para perto de 1,55x o salário. A diferença entre Presumido e Real está em como se apura o lucro tributável da empresa, não no custo direto da folha, que é semelhante nos dois.
A consequência prática é importante para quem procura emprego: duas empresas podem anunciar salários diferentes para a mesma função simplesmente porque uma é do Simples e a outra do Lucro. Não é generosidade nem mesquinhez, é a matemática dos encargos. Para comparar regimes do ponto de vista da própria empresa, veja a calculadora do Simples Nacional.
O custo invisível da rotatividade
Há ainda um custo que não aparece em nenhuma tabela de encargos: o da rotatividade. Cada vez que um funcionário sai e outro entra, a empresa paga a rescisão de um (com multa de 40% do FGTS e verbas) e arca com o recrutamento, a seleção, o treinamento e a curva de aprendizado do substituto, período em que a produtividade é menor. Estimativas de mercado colocam o custo de uma substituição em vários meses de salário, dependendo da senioridade.
Isso muda a leitura do custo de contratação: pagar um pouco mais, oferecer bons benefícios e reduzir a rotatividade pode sair mais barato do que manter salários baixos e trocar de equipe com frequência. O custo mensal de 1,27x a 1,55x o salário é só a parte visível; a parte invisível, da rotatividade, costuma ser subestimada por quem olha apenas a folha do mês.
Mitos sobre o custo de contratar
- "O salário é o custo." Como vimos, é só a base; o desembolso real é de 1,27x a 1,55x esse valor, sem contar benefícios.
- "FGTS é desconto do funcionário." Não. Os 8% do FGTS são pagos pela empresa por cima do salário, sem desconto no contracheque do trabalhador.
- "13º e férias só pesam uma vez por ano." Financeiramente, o correto é provisionar todo mês, porque o direito é adquirido mês a mês.
- "Pagar por fora sai mais barato." Sai mais caro: além de ilegal, gera passivo trabalhista e previdenciário que costuma superar em muito a economia aparente.
Por que esse custo influencia o preço do que você compra
O custo de um funcionário não é só um problema do RH: ele entra no preço de quase tudo. Em serviços, a folha costuma ser o maior componente do custo. Quando um prestador cobra a hora de um técnico, ele precisa cobrir não só o salário, mas o FGTS, o 13º, as férias, os encargos e os períodos não faturáveis (treinamento, deslocamento, ociosidade). É por isso que a hora cobrada de um profissional costuma ser várias vezes maior que o salário-hora dele. Entender o multiplicador de 1,27x a 1,55x ajuda empreendedores a precificar com margem e consumidores a entender de onde vem o preço de um serviço. Para montar o preço de venda de um serviço considerando a folha, use a calculadora de preço de venda.
Como usar esse número na prática
Para quem contrata, a regra de bolso é simples: nunca raciocine só com o salário. Ao orçar uma vaga, parta do custo total. Se o orçamento da posição é de R$ 7.772por mês, o salário que cabe no Lucro Presumido é por volta de R$ 5.000, não osR$ 7.772cheios. Para quem é contratado, entender esse custo ajuda a negociar: parte do que a empresa "gasta a mais" é justamente o conjunto de direitos (FGTS, 13º, férias) que tem valor real e que um contrato como PJ não traz, como mostramos no estudo CLT ou PJ: o ponto de virada.
Exemplo prático: orçando uma vaga
Imagine que a sua empresa, optante pelo Simples Nacional, abriu uma vaga e tem um orçamento mensal de R$ 6.372 para ela. A tentação é anunciar um salário de R$ 6.372, mas isso estouraria o orçamento, porque sobre o salário ainda incidem FGTS, 13º e férias. Fazendo a conta ao contrário, o salário que cabe nesse orçamento é de cerca de R$ 5.000: somando os R$ 1.372 de custos obrigatórios, chega-se ao teto disponível.
Agora suponha que a mesma empresa migre para o Lucro Presumido. O mesmo salário de R$ 5.000 passa a custar R$ 7.772 por mês, porque entram os encargos patronais (INSS de 20%, RAT e Sistema S). Se ela ainda oferecer vale-transporte e vale-refeição, o custo sobe para a casa de R$ 8.472. O salário que cabe no orçamento original de R$ 6.372 cairia bastante. É por isso que duas empresas com o mesmo orçamento de vaga podem oferecer salários diferentes: quem tem menos encargos consegue pagar mais ao trabalhador. Faça a conta inversa do seu orçamento na calculadora de custo de funcionário.
Metodologia e limitações
Os números são calculados em tempo de build pela engine da calculadora de custo de funcionário do ValorFinal. O custo obrigatório considera FGTS de 8%, provisão de 13º (um doze avos) e provisão de férias com um terço. O cenário Lucro adiciona 28% de encargos patronais (INSS patronal, RAT médio e Sistema S); o cenário Simples trata esse adicional como zero, pois está embutido no DAS. O exemplo de benefícios usa R$ 700 por mês.
São estimativas. O RAT exato depende da atividade (CNAE), o adicional do Sistema S varia, convenções coletivas podem prever pisos e benefícios obrigatórios, e adicionais como insalubridade, periculosidade e horas extras mudam a base. Não substituem a folha calculada pelo contador. Entenda nossa abordagem em como validamos os cálculos.
Fontes oficiais
- Caixa - FGTS (alíquota de 8%, Lei nº 8.036/1990).
- CLT - Consolidação das Leis do Trabalho (13º salário e férias com um terço).
- Lei Complementar nº 123/2006 - Simples Nacional (tratamento da contribuição patronal).
Conclusão
Contratar pela CLT custa bem mais que o salário: de cerca de 1,27x a 1,55x o valor pago, sem contar benefícios, que podem levar o total a mais de duas vezes o salário em faixas menores. Esse custo extra é, em boa parte, formado por direitos do trabalhador (FGTS, 13º, férias), o que ajuda a entender por que a comparação com a contratação PJ é mais sutil do que parece. Calcule o seu caso na calculadora de custo de funcionário e veja os demais estudos do ValorFinal com dados livres para citação.