Dados pessoais: o que são e onde eles estão

O que conta como dado pessoal

A primeira pergunta que confunde muita gente é o que, afinal, a LGPD protege. A resposta é direta: ela protege dado pessoal, e dado pessoal é qualquer informação ligada a uma pessoa que dá para identificar. O nome completo é o exemplo mais óbvio. O CPF também, porque é único de cada um. Telefone, e-mail e endereço entram na mesma lista, porque levam direto a alguém.

Não para por aí. Matrícula de funcionário, número de pedido ligado a um cliente, placa de carro, foto do rosto e até um apelido usado dentro da empresa podem identificar uma pessoa. Às vezes o dado sozinho não diz nada, mas junto com outro vira identificação. Uma planilha só com datas de nascimento parece inofensiva, mas se ela tem uma coluna ao lado com o nome, virou um conjunto de dados pessoais.

• Nome completo, apelido e assinatura.
• CPF, RG, CNH e número de matrícula.
• Telefone, e-mail e endereço residencial.
• Foto, placa de veículo e número de pedido ligado ao cliente.

De clientes, funcionários e fornecedores

Existe uma ideia errada que vale derrubar logo: a de que a LGPD só cuida de dado de cliente. Não é bem assim. A lei protege o dado de qualquer pessoa, e na rotina de trabalho você lida com dados de três grupos o tempo todo. Os clientes, claro. Mas também os colegas de empresa, com folha de pagamento, atestado e ficha de admissão. E os fornecedores, com contatos, contratos e dados bancários para pagamento.

Por que isso muda alguma coisa para você? Porque o cuidado precisa ser o mesmo, venha o dado de onde vier. Vazar a lista de salários da equipe é tão sério quanto vazar a lista de clientes. Mandar o contrato de um fornecedor para o grupo errado tem o mesmo peso. Quando você entende que todo mundo é titular de dados, para de tratar uns dados com zelo e outros com descuido.

Onde os dados vivem no dia a dia

Aqui está o ponto que mais escapa no dia a dia. Quando se fala em proteger dados, a maioria pensa só no sistema oficial da empresa, aquele com login e senha. Mas o dado pessoal não fica preso ali. Ele se espalha. Está na planilha que você baixou para conferir um relatório, no e-mail que você encaminhou com um anexo, na foto de um documento no seu celular e até no papel impresso que ficou em cima da mesa.

• Planilhas salvas no computador, no pen drive ou na nuvem pessoal.
• E-mails enviados, recebidos e encaminhados, com anexos.
• Grupos de WhatsApp, onde gente manda print de documento e lista de clientes.
• Sistemas e bancos de dados oficiais da empresa.
• Papel: contratos impressos, fichas, anotações na mesa e documentos na impressora.

A lição é que a sua planilha de trabalho merece o mesmo respeito que o banco de dados da empresa. Não adianta o sistema oficial ter senha forte se a cópia que você fez para trabalhar fica largada em uma pasta sem proteção ou viaja por aplicativos de mensagem. O dado é o mesmo, a pessoa por trás dele é a mesma, e a responsabilidade continua sendo sua enquanto ele estiver com você.

Tratamento de dados

Qualquer ação feita com um dado pessoal: coletar, guardar, copiar, enviar, consultar ou apagar. Copiar uma planilha e mandar no WhatsApp já é tratamento.

A Lei 13.709/2018 define dado pessoal como informação relacionada a pessoa identificada ou identificável, e considera tratamento praticamente qualquer operação feita com esse dado. (Lei 13.709/2018 (LGPD) - Planalto)

Na dúvida sobre se algo que você faz com um dado é permitido, ou sobre onde guardar uma planilha com informações de pessoas, procure o responsável pela LGPD na sua empresa. Esse cuidado simples de perguntar antes evita a maior parte dos problemas, e ninguém espera que você decida sozinho o que a lei permite.